所属频道： 个人发展 || 2007-11-07 15:34:53 ||读者：124 || 关键字：时间管理
Time Management 现在，时间管理已经成为成功的一个重要方面。
信息承载日益加重，没有应对每天纷扰的事先措施，很快你就将被无尽的信息淹没。等待着我们去解决的日常问题年复一年地在增长，也预告着压力随时都存在，促使更高的目标也引发更多的结果。平均生产率期望值不断攀生。如果在十年前你很成功也有效地管理过你的时间，那并不仅仅是一个技巧问题，也因为那时在你周围并没有如此多意外和他人的期望。
时间管理的挑战
不说我正在最忙的环境中工作，可我依然面对着各种时间管理方面的典型挑战：紧急任务、定期的打扰、计划外的事件――任何你可以列出的。
我在一个跨国公司担任技术支持的职务。身处我们这个资身技术队伍，具体到我的职责和角色，挑战性的问题都是显而易见的。
电话响了，总要有人去接。每几分钟就会有邮件涌入我的收件箱，其中有些还确实是十分重要和紧急的。
同事和顾客也会随时来询问，也需要花时间去帮助他们。
在每天的工作中，这些挑战是大多数人都要经历的。当然，采取放弃的态度并承认你在时间管理上的无能是很简单的。你可以说自己天生就不会管理自己的时间，不懂如何去应付重压。然而，我个人决不认为这是个好选择。从以下你能找到我的答案。
了解什么是必须要做的
在其他地方我已经几次提出过这点。很关键的是要知道你现在的状况和你在何地面临着所有的计划任务。没有这一点，是很难展开如何管理你的时间或处理你的职责。
在此有我认为比较合适的步骤：
1. 计划任务的追踪体系―― 包括在我活动范围内划分的计划任务。在此之前我已证实过――并不在于你采用哪个体系――一张纸或在线记录，只要可以用来寻查到所有的任务即可。只要有了在体系内收集你所有任务的习惯，很快你将会有种安全感。任何你要做的事情，你都可以在这个体系上找到。在恰当的时间，你就知道要怎么做了。
2. 优先权――知道在你的列单上什么是重要和紧急的，这一点是非常关键的。一件接着一件地解决任务而不花时间去考虑特别任务的适当性和重要性，
通常这个是人们很容易走进的一个误区。
当有很多事情等待你去做而没有什么更简单的方法，在你开始着手解决它们时，或许你应该锻炼出对每单个任务的估计能力。GTD（完成每一件事，是本优秀的时间管理教科书）的追随者应该知道，这样并不意味在你开始工作时要对每个任务的重要性有适当的估计。但是，如果你可以大致浏览整个任务单并挑选出其中较优先的去解决――定好每个任务的下一步要做什么，在什么时间做，并不是开始每个任务前都如此。这样会获得更大的成功。
3. 定期回顾―― 在时间管理上，这是许多起始者最易忽视的一个环节。开始一份小小的任务单或制作另一份奇特的电子表格并不断更新日程软件，这些都是很简单的。可是，当你的追踪体系日益增大，你也就越来越少去回顾整个列表，最后以不易处理的事情而告终。你成功非常关键的一步就是定期（至少一个星期）对所有的计划任务作全面的回顾。
一旦这个体系和步骤在很好地运行，在系统中加入新的任务就容易多了。在任何给定的时间内，我清楚所有活动行动都囊括在内。所有的都收集在一个体系，按着日历也就只有此处可以让我检验和回顾。一旦你自己在管理时间上形成了一系列的方法，不久你就可以感受到工作的日益简单，效率却大大提高，同时没有压力。
最重要的任务
知道做什么和什么时候做是很重要的。但是，除了让你的任务列表有所进展，还有更多的东西。确保你正在解决的任务或计划是最有用的和最重要的，这一点是很关键的。
我发现每天确定最重要的任务让我受益不少。每个早上我都花点时间回顾下这一天的事情列表。根据不同的情况为这一天确定3个最重要的任务。这样即使我并没有完成其他的任何事情，从这三个任务中我依然可以从容的面对我这一天。
事实上，对于如此重要的事情，即使我要花费一天的时间才可以完成其中一件，我依然坦然因为我很好的利用了我的时间。当我采用同样的系统对待私人和工作相关的任务，在大部分的时间里是与工作相关的事情，但是也可以把私人计划放在首位。你依然可以做任何你想做的事情。
在每个早上，我都会在工作之前先决定这天最有价值的任务，在开始其他事情之前我会让自己集中在这三项任务。通常，这样我在早上10点到11点就已经完成了这天最重要的任务。对于我这无疑是个巨大的鼓舞。我感觉这一天已经圆满了，而且还是在这天开始的时间里。这样一来，我就有了很多的时间去做其他的事情，当然也会根据轻重缓急来处理。
确定最重要任务这个好习惯让我此生受益颇多。它有助于我在日常事务中确定真正有价值的东西，确保我在解决最有价值的计划。我知道不管怎样我都会实现必要的目标，所以只要坚持继续就可以。这个是我在时间投资上得到的最大的回报。
选择什么是最重要的任务这个决定过程很简单，但是这个过程的范围并不限定于特定的一天。当你对于确定如此日常任务越来越顺手后，就有必要锻炼自己更强的能力了。
除了决定这一天什么是重要的，你可以往前和往后几天（几星期）看看它们是怎么样和你整个计划策略结合在一起的。这一点可以帮助你决定的重要事情的优先权越来越高。同时，如果一个特定的任务要花一个小时以上的时间去处理，或一天以上，它就还应该出现在第二天的重要事情列表上。
基本上，如果任务是紧急并重要的，你应该一直工作到它完成。但是并不是毫无转换的余地，比如你必须招待某人，所以不必对此感到困惑。此处谈及的固定在特定任务上，所指是在效率最高的时间，当你可以完全集中于此工作的做法。如果有某人要招待，把任务放到这天稍晚点的时间，然后再继续下个重要事情。
这个方法实用性很强。确定重要的任务可以不断地带给你成就感，这一点的重要性我不能强调过多。你不仅仅是要完成你的任务，也在完成关系着你和他人的事情。
时间的计划和封锁
除了定期的任务安排外，对于时间的安排也要做好。我们常常接受了一项任务却依然做着其他事情，因为我们知道它只要花费我们5分钟的时间。但是我们会忘记此类任务的调查和准备时间可能会是几个小时。我们会经常假定我们可以找得到时间完成某项任务，那是种错误的观念。一切都要有计划。
时间封锁帮助也是很大的。在研究和重要的会议时我会封锁我的时间。甚至在午餐时间计划好运动的时间。我把我的计划放在我Outlook日程中，这样大家都可以看到我的日程安排。他们也就知道在这样的时间是很难见到我的。我不会拒绝任何会议，但是时间的封锁却告知每个人今天这个时间我已经另有安排，也就免去了我接受他们的邀请的必要。
我也封锁我的时间然后回家。工作在下午5点结束，每天我则从5点半开始制定和自己的一个小时的约会。我称之为@禁止会议@――以此来告知我从科罗拉多和圣何塞的同事此时间后我就没有空闲的时间了。我会准备晚点走，也就是5点半而不是5点，除非有什么十分重要的或预先安排的事情（我会参加一些延续到17.30或18.00的周/双周聚会）。在此之后我将不再去这样的聚会上消遣了。
计划好一切，但是要记得为计划安排好时间的封锁。
尽量让这些时间的封锁是显而易见的。尽力捍卫你的时间。如果时间要用来研究，就抛开一切专注于你的研究。即使你正在完成你最重要的任务，你也依然要考虑诸如计划中的事务和研究与你其他优先性的任务的结合。如果有人将要打扰你，把任务分派下去或者答应稍后办理。
或许在他人看来你的不情愿帮忙会显的难以理解，所以你要解释清楚你的状况。告知他人你现在正在进行的工作是计划中的，如实陈述但也应该给出承诺，答应一旦完成手上的工作立即帮忙。除了设定好时间封锁的活动，决不在其他事情上面花费时间。封锁时间到点后，你就可以接听所有电话，接发所有邮件和处理其他要求。然后进入到下一个将被封锁的时间段。
在你的日程中封锁时间或许会显的有点不近人情，特别是有的朋友会做的有点过火。在一天的日程安排当中，或许没有半个小时是空闲的。但是依然要意识到封锁时间的重要性，不然你经常会没有足够的时间专注去做事。要是下午你要计划处理一个重要的项目，就把时间封锁。要是你不这样做，他人就将在你的日程上看到，认为此刻你是空闲的，或许可以聊天或许可以解决些其他问题。
不断改进你的技巧
大体就是这样。正是这些时间管理上的秘诀让我如此成功。日复一日，我工作于我的项目并创造价值，我管理自己的任务并帮助他人在工作中的进步，我享受知识并接受新的信息。
现在我需要做的好多事情都是相同的，但是怎么样去管理好它们却是我依然要不断提升的能力。
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